Déchiquetage sur place : la référence en matière de sécurité des données

Le déchiquetage sécurisé : une obligation légale

Au Canada, la protection des renseignements personnels est une exigence légale. Les lois fédérales et provinciales obligent les entreprises à manipuler et à éliminer les données sensibles avec le plus grand soin.

• LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) : Cette loi fédérale stipule que lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires à leur fin initiale, vous devez les détruire de façon sécuritaire. Le principe des « Mesures de sécurité » de la loi précise que « des précautions doivent être prises lors de l'élimination ou de la destruction des renseignements personnels afin d'en interdire l'accès à des personnes non autorisées », faisant de toute élimination non sécuritaire une violation directe (LPRPDE, Paragraphe 7).
• Loi 25 du Québec : Il s'agit de l'une des lois sur la protection de la vie privée les plus strictes en Amérique du Nord. Elle exige que les entreprises disposent de politiques claires et officielles sur la manière de gérer et de détruire l'information, avec des amendes colossales pour les entreprises non conformes, pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 % de leur chiffre d'affaires mondial (Gouvernement du Québec).

Ces lois signifient que chaque entreprise canadienne doit avoir un plan formel pour se débarrasser de ses vieux documents.

Le choix crucial : déchiquetage sur place ou hors site

Lorsque vous faites appel à un service professionnel, deux options s'offrent à vous. Comprendre la différence est la clé pour protéger votre entreprise.

Le déchiquetage sur place : la norme de sécurité la plus élevée

C'est la méthode la plus sécuritaire qui soit. Voici comment elle fonctionne :

1. Un camion de déchiquetage spécialisé se présente à vos bureaux.
2. Un technicien en uniforme, dont les antécédents ont été vérifiés, collecte vos documents dans des bacs sécurisés et verrouillés à l'intérieur de votre bureau.
3. Les bacs sont acheminés directement au camion, où un bras mécanique les soulève et les vide dans la déchiqueteuse industrielle, sans que le technicien ait à manipuler vos documents.
4. Vous pouvez observer tout le processus sur un moniteur, ce qui vous donne la preuve irréfutable que vos documents ont été détruits avant même que le camion ne quitte votre stationnement.

L'avantage est la certitude, car tout est vérifiable. Vos informations sensibles ne quittent jamais votre propriété intactes, ce qui élimine le risque de perte en transit ou d'égarement dans un entrepôt. La chaîne de possession — le parcours de vos documents de votre bureau à leur destruction — est aussi courte et sécurisée que possible. Vous recevez sur-le-champ un Certificat de destruction, confirmant que le travail est terminé.

Le déchiquetage hors site : l'alternative

Avec le déchiquetage hors site, le processus est différent :

1. Un chauffeur récupère vos bacs verrouillés.
2. Vos documents sont transportés, toujours intacts, dans un camion vers un grand entrepôt centralisé.
3. Plus tard, vos documents sont déchiquetés en même temps que ceux de nombreuses autres entreprises.

Bien que les installations hors site certifiées soient sécuritaires, ce modèle introduit une chaîne de possession plus longue avec davantage de points de défaillance potentiels. Vos informations confidentielles quittent votre contrôle et traversent la ville, créant des risques tels que des incidents de transport ou une mauvaise manipulation à l'entrepôt de transit, où les documents de plusieurs entreprises peuvent être mélangés en attendant leur destruction. En fin de compte, le déchiquetage hors site vous oblige à faire confiance au processus du fournisseur du début à la fin. Le déchiquetage sur place, au contraire, vous permet de le vérifier. Comme vous ne pouvez pas assister à la destruction, vous devez vous fier uniquement à la documentation du fournisseur comme preuve.

Pour toute entreprise qui gère des informations véritablement sensibles, des cabinets d'avocats aux cliniques médicales, en passant par toute société possédant des données internes de valeur, la capacité de vérifier la destruction est primordiale. Le déchiquetage sur place est la seule option qui offre une confirmation visuelle directe que le travail est bien fait.

Les avantages commerciaux d'une solution professionnelle

Au-delà des avantages en matière de sécurité, recourir à un service professionnel sur place est une décision d'affaires judicieuse.

• Protégez votre réputation : Démontrer à vos clients et partenaires que vous investissez dans une sécurité de premier ordre renforce la confiance et protège votre marque. Une seule fuite de données, surtout si elle résulte d'une élimination négligente de documents, peut anéantir des décennies de confiance. Des études ont montré qu'un nombre important de clients cesseront de faire affaire avec une entreprise après un incident de sécurité.
• Augmentez votre efficacité : Demander à votre personnel de gérer le déchiquetage à l'interne est une perte de productivité considérable. Le processus implique des tâches chronophages et non rentables : enlever les agrafes et les trombones, alimenter la machine par petits lots pour éviter les bourrages, attendre que la machine refroidisse, etc. Ces coûts de main-d'œuvre cachés peuvent être substantiels. Un service professionnel détruit en quelques minutes ce qui prendrait des heures à votre équipe, lui permettant de se concentrer sur ses responsabilités principales.
• Assurez votre conformité : Utiliser un service professionnel qui fournit un Certificat de destruction vous donne la preuve légale dont vous avez besoin pour démontrer que vous respectez les lois sur la protection de la vie privée. Ce document est un élément essentiel d'une piste d'audit défendable (i-SIGMA).
• Un geste pour l'environnement : Après la destruction sécurisée de vos documents, 100 % du matériel déchiqueté est recyclé. Selon les données de l'Université d'État de l'Utah, recycler 100 livres de papier permet d'économiser environ 1 arbre, 350 gallons d'eau et l'électricité nécessaire pour une maison pendant 5 à 9 jours.

Par où commencer : votre plan de déchiquetage sécurisé

1. Évaluez vos besoins en sécurité : Pour le plus haut niveau d'assurance, le déchiquetage sur place offre une destruction vérifiable de vos documents. Déterminez si ce modèle correspond à la tolérance au risque et à la politique de sécurité de votre entreprise.
2. Facilitez la tâche à vos employés : Placez des consoles verrouillées à des endroits pratiques dans le bureau. Mettez en place une politique simple de « déchiquetage systématique » : si un document n'est plus utile, il va dans le bac.
3. Choisissez un fournisseur qualifié : Recherchez un fournisseur qualifié, certifié NAID AAA, qui offre le déchiquetage mobile sur place. Cette certification est un programme volontaire mais rigoureux qui vérifie la conformité d'un fournisseur aux lois sur la protection des données par des audits planifiés et inopinés. Elle couvre des aspects critiques comme la vérification des antécédents des employés, la sécurité opérationnelle et l'élimination responsable (i-SIGMA, NAID Canada). Demandez de l'aide à établir un calendrier adapté à vos besoins, qu'il s'agisse d'une purge ponctuelle de vieilles archives ou d'un service régulier hebdomadaire ou mensuel.